Księgowość internetowa

Księgowość internetowa

Dlaczego firmy po nią siegają

E-księgowość to przyszłościowy sposób prowadzenia dokumentów firmowych. Obsługa programu on-line nie różni się niczym od używania powszechnych komputerowych programów księgowych. Potrzeba tylko kilka kliknięć myszką i polecenie księgowania będzie automatycznie wykonane przez program. Co więcej, do samodzielnego prowadzenia księgowości nie jest niezbędna wiedza podatkowa, gdyż nad poprawnością procesów księgowych czuwa grono specjalistów.

Co ją wyróżnia

To, że jest niemal darmowa. Za nieduża kwotę, na ogół nie przekraczającą 50 PLN, dostaje się dostęp do rozbudowanych narzędzi księgowych, wspomagających sprzedaż, porządkujących informację o firmie. Nie jest również potrzebny zakup aktualizacji, jak to jest w przypadku oprogramowania na płycie CD. Co istotne, Istotne jest też to, że dostęp do dokumentacji firmowej ma się o każdej porze dnia i nocy, i co znaczące, z dowolnego miejsca na świecie. Potrzebne jest tylko połączenie dointernetu. Właściciel firmy nie jest więc w żaden sposób ograniczany, gdyż wszystkie czynności księgujące może realizować tak samo dobrze, siedząc w swoim fotelu, jak i, jeśli okoliczności tego wymagają, z każdego dowolnego miejsca na świecie.

Kto z niej korzysta

Księgowość internetowa dedykowana jest do firm, u których zdarzenia gospodarcze nie są skomplikowane a ilość dokumentów nie jest na tyle absorbująca czas żeby konieczne było zatrudnienie pracownika.

dodatkowe funkcje

Każdy serwis udostępniający system księgowości on-line, oddaje do dyspozycji użytkowników szereg narzędzi wpływających znacząco na zarządzanie firmą. Programami szczególnie przydatnymi dla przedsiębiorcy są między innymi:

• Fakturowanie
• Terminarz
• CRM
• Kadry i płace
• Magazyn
• Analizy

Przedsiębiorca w prosty sposób wyliczy wszystkie swoje zobowiązania podatkowe i ubezpieczeniowe, wygeneruje deklaracje i wyśle je bez wychodzenia z domu. Warto wspomnieć o funkcji jaką jest wysyłanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej bez konieczności drukowania dokumentów i odwiedzania poczty.

Podsumowując

Tego typu rozwiązania, oraz wiele innych ciekawych funkcji sprawiają ze osoby prowadzące działalność coraz chętniej sięgają po nie, oszczędzając w ten sposób czas a przede wszystkim pieniądze.

Wskazówki dla startujących w biznesie

Zakładając własną działalność gospodarczą, należy zapoznać się ze wszystkimi obecnymi na rynku możliwościami. Profesjonalne podejście, uwzględniające wiele czynników, ułatwi podjęcie jednej z najbardziej kluczowych decyzji w życiu.

Duża liczba osób rozpoczynających własną działalność, korzysta z wiedzy i wskazówek ekspertów. Niestety, nie każdy może pozwolić sobie na tego typu usługę. Co zatem ma zrobić początkujący przedsiębiorca?

Biznesplan

Biznesplan to opisowy zbiór analiz i przewidywań, określających cele przedsięwzięcia, ale też wyznaczających zadania i metody wiodące do jego realizacji. Przy spisywaniu takiego biznesplanu, nie należy zapomnieć o analizie branży i konkurencji, o metodach pozyskiwania środków finansowych, sposobie sprzedaży, polityce cenowej. Taki plan zarządzania pomoże nie tylko zdobyć dodatkowe fundusze (z instytucji unijnych, gminnych czy z banku), ale też ułatwi kierowanie działalnością gospodarczą. Wzór takiego dokumentu można odnaleźć w internecie.

Grupa docelowa

Określenie grupy docelowej to istotna kwestia, chociaż bardzo często traktowana jest po macoszemu. Przedsiębiorca powinien znać swoich przyszłych odbiorców. Zdawałoby się, że zadanie jest proste, jednak nie jest tak w rzeczywistości. Grupą docelową nie mogą być jedynie, np. „kobiety od 20 do 50 roku życia” – to zbyt obszerne pojęcie. Wszak młoda, 20-latka nie ma takich samych potrzeb, co dorosła 50-latka. Dlatego też, ważne jest szczegółowe ustalenie dodatkowych kryteriów określających np. preferencje naszych klientów. Warto ustalić takie parametry jak: wykształcenie, wiek, wysokość dochodów, miejsce pochodzenia, płeć lub liczba posiadanych dzieci.

Pracownicy

Znając profil działania firmy, należy zastanowić się, czy do jej prowadzenia będzie potrzebna dodatkowa pomoc. Oczywiście, najlepiej działać na początku samemu. Czasami jednak okazuje się, że sami nie jesteśmy w stanie dać sobie rady. Przyjmując do pracy dodatkową osobę trzeba sprawdzić, czy kandydat ma wystarczające kwalifikacje. Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar przyjąć do pracy osobę bez doświadczenia, należy liczyć się z tym, że będzie to wymagało dodatkowych szkoleń, co pociąga za sobą zwiększone wydatki. Informacje o konieczności zatrudnienia pracowników, trzeba także ująć w biznesplanie.

Nadzorowanie wydatków

Przemyślane kierowanie wydatkami w firmie w istotny sposób wpływa na jej dochodowość. By umiejętnie nadzorować politykę pieniężną przedsiębiorstwa, trzeba wiedzieć, jak posługiwać się adekwatnymi narzędziami finansowymi. Istotna jest też umiejętność analizowania i korzystania z danych finansowych.

Podatki i księgowość

Otwierając działalność gospodarczą, należy wybrać formę organizacyjno-prawną. Od niej będzie zależeć sposób opodatkowania oraz rodzaj prowadzonej księgowości. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą, mogą wybrać formę opodatkowania taką jak:

• zryczałtowany podatek od dochodów,
• liniowy 19% podatek dochodowy
• podatek dochodowy na zasadach ogólnych według skali.

Kontakty biznesowe

Znajomości biznesowe są ważnym składnikiem prowadzenia działalności. Warto poświęcić nieco czasu na poszerzenie sieci relacji biznesowych, tzw. networking. Takie znajomości mogą być opłacalne w przyszłości.

Cennym źródłem danych przy zakładaniu własnej działalności jest internet i fachowa prasa. To doskonały zasób informacji jak również porad biznesmenów.

Jak rozliczać podatek dochodowy

Czy po utracie ryczałtu będzie można skorzystać z podatku liniowego?

Co do zasady podatnik, który utracił prawo do ryczałtu, a tym samym rozpoczyna rozliczenia z fiskusem na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może skorzystać z prawa do wyboru formy, w jakiej będzie płacił podatek. Jednakże tylko podatnicy, którzy nie wykonują w roku podatkowym ani nie wykonywali rok wcześniejszym usług na rzecz byłego pracodawcy analogicznych do czynności wykonywanych w ramach umowy o pracę, mają prawo do wyboru podatku w stałej wysokości 19 proc.

Jak widać, jest to warunek podobny do tego, jaki funkcjonuje w przepisach regulujących opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dla porządku dodajmy, iż w myśl ogólnych zasad podatnik, który utracił prawo do ryczałtu i założył księgę przychodów i rozchodów i ma prawo do wyboru formy podatku płaconego na zasadach ogólnych, musi złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika pisemne oświadczenie o wyborze takiej formy podatku. Oświadczenie to musi złożyć przed otrzymaniem pierwszego przychodu podlegającego zaewidencjonowaniu w księdze przychodów i rozchodów. Jeśli podatnik nie dotrzyma tego terminu, musi płacić podatek według skali tabeli podatkowej. Podobnie rzecz się ma, gdy podatnik nie chce korzystać z podatku liniowego od działalności gospodarczej.

Czy prowadząc działalność na zasadzie samo zatrudnienia można skorzystać z kwartalnych zaliczek?

Zaliczki kwartalne mogą wpłacić tylko podatnicy uzyskujący dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej, będący małymi podatnikami oraz podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej. Wysokość zaliczek za I, II i III kwartał roku podatkowego, ustala się w następujący sposób. Obowiązek wpłacania zaliczki powstaje, poczynając od kwartału, w którym dochody przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku - zaliczka za ten kwartał stanowi podatek obliczony od dochodu. Zaliczka za kolejne kwartały ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za poprzednie kwartały.

Zaliczki kwartalne, za okres od I do III kwartału roku podatkowego podatnicy uiszczają w terminie do dnia 20 każdego miesiąca następującego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka. Zaliczka za ostatni kwartał jest uiszczana w wysokości zaliczki za kwartał poprzedni, w terminie do dnia 20 grudnia. Oznacza to, że obowiązek wpłacania zaliczki powstaje, poczynając od kwartału, w którym dochody te przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku, czyli kwotę 3091 zł.

Zaliczkę za ten kwartał stanowi podatek obliczony od tego dochodu na podstawie skali podatkowej określonej w art. 27 ustawy. Zaliczkę za kolejne kwartały ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za kwartały poprzedzające.

Czy rozpoczynając działalność gospodarczą można płacić zaliczki w cyklu kwartalnym?

Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą ma prawo do zadeklarowania fiskusowi, że będzie płacił zaliczki w cyklach kwartalnych. Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności w trakcie roku podatkowego, są zobowiązani zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tego sposobu wpłacania zaliczek w terminie do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

Czy zaliczkę wyliczać w oparciu o księgę?

Zgodnie z art. 44 ustawy o PIT podatnicy osiągający dochody z działalności gospodarczej są obowiązani bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy. Dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającym z tych ksiąg przychodem i kosztami jego uzyskania. Jeżeli jednak podatnik na koniec miesiąca sporządza remanent towarów, surowców i materiałów pomocniczych lub naczelnik urzędu skarbowego zarządzi sporządzenie takiego remanentu, dochód ustala się z uwzględnieniem dochodu z remanentu.

U podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków - jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego. A gdy wartość remanentu początkowego jest wyższa - pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego.

Czy będąc samo zatrudnionymi nie płacąc podatku liniowego można płacić zaliczki uproszczone?

Podatnicy osiągający dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą wpłacać zaliczki miesięczne w danym roku podatkowym w uproszczonej formie w wysokości 1/12 dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej przy zastosowaniu skali podatkowej obowiązującej w danym roku podatkowym. Kwotę zaliczki podlegającą wpłacie zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, opłaconej w danym miesiącu zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Podatnicy, którzy wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek, kwotę zaliczek obliczają od dochodu przy zastosowaniu stawki podatku w wysokości 19 proc. Z płacenia zaliczek w trybie uproszczonym skorzystać nie mogą podatnicy, którzy po raz pierwszy podjęli działalność w roku podatkowym albo w roku poprzedzającym rok podatkowy. Ograniczenie dotyczy więc osób, które rozpoczęły działalność od 1 stycznia 2008 r.

Czy jeśli nie wybierze się zaliczek płaconych kwartalnie lub w sposób uproszczony, to pierwszą zaliczkę należy uiścić do 20. Następnego miesiąca?

Co do zasady, podatnicy są obowiązani wpłacać zaliczki miesięczne. Wysokość zaliczek za miesiące do listopada roku podatkowego ustala się w następujący sposób. Obowiązek wpłacania zaliczki powstaje, poczynając od miesiąca, w którym dochody te przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku. Zaliczkę za ten miesiąc stanowi podatek obliczony od tego dochodu. Zaliczkę za dalsze miesiące ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za miesiące poprzedzające.

Natomiast podatnicy, którzy zdecydowali się rozliczać dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie art. 30c (podatek liniowy, podatek w stałej wysokości 19 proc.), są obowiązani wpłacać na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego, zaliczki miesięczne w wysokości różnicy między podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą należnych zaliczek za poprzednie miesiące. Zaliczki miesięczne od dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, za okres od stycznia do listopada, uiszcza się w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę za grudzień w wysokości zaliczki należnej za listopad, uiszcza się w terminie do 20 grudnia roku podatkowego.

Pomoc de minimis

Pomocą publiczną jest pomoc państwa spełniająca przesłanki określone w art. 87 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (TWE) (Zgodnie z ustawą z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej). Artykuł ten stanowi, że „z zastrzeżeniem innych postanowień przewidzianych w niniejszym Traktacie, wszelka pomoc przyznana przez państwo członkowskie lub przy użyciu zasobów państwowych w jakiejkolwiek formie, która zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji poprzez sprzyjanie niektórym przedsiębiorstwom lub produkcji niektórych towarów, jest niezgodna ze wspólnym rynkiem w zakresie, w jakim wpływa na wymianę handlową między państwami członkowskimi”. Wynika z niego jasno, że wszelka pomoc udzielona przez państwo, która jest niezgodna z regułami wspólnego rynku jest niedopuszczalna.

• Jednak nie każda pomoc publiczna jest niedopuszczalna. Za pomoc zgodną z regulami wspólnego rynku uznaje się pomoc:
• o charakterze socjalnym przyznawaną indywidualnym konsumentom, pod warunkiem że jest przyznawana bez dyskryminacji związanej z pochodzeniem produktów,
• mającą na celu naprawienie szkód spowodowanych klęskami żywiołowymi lub innymi nadzwyczajnymi zdarzeniami,
• przeznaczona na sprzyjanie rozwojowi gospodarczemu regionów, w których poziom życia jest nienormalnie niski lub regionów, w których istnieje poważne bezrobocie,
• przeznaczona na wspieranie realizacji ważnych projektów stanowiących przedmiot wspólnego europejskiego zainteresowania lub mająca na celu zaradzenie poważnym zaburzeniom gospodarki Państwa Członkowskiego,
• przeznaczona na ułatwianie rozwoju niektórych działań gospodarczych lub niektórych regionów gospodarczych, o ile nie zmienia warunków wymiany handlowej w zakresie sprzecznym ze wspólnym interesem,
• przeznaczona na wspieranie kultury i zachowanie dziedzictwa kulturowego, o ile nie zmienia warunków wymiany handlowej i konkurencji we Wspólnocie w zakresie sprzecznym ze wspólnym interesem,
• inne kategorie pomocy, jakie Rada może określić decyzją, stanowiąc większością kwalifikowaną na wniosek Komisji.

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 69/2001 z 12 stycznia 2001 r. w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis: „W świetle doświadczeń Komisji można uznać, że pomoc nieprzekraczająca pułapu 100 000 euro w dowolnie określonym okresie trzech lat nie wpływa na handel pomiędzy państwami członkowskimi i/lub nie zagraża zakłóceniem konkurencji i dlatego nie podlega przepisom art. 87 ust. 1 Traktatu. Istotny okres trzech lat ma charakter ruchomy, tak więc w każdym przypadku przyznania nowej pomocy de minimis należy ustalić ogólną kwotę pomocy de minimis przyznaną w ciągu poprzednich trzech lat. Za datą przyznania pomocy de minimis należy uznać moment, w którym beneficjentowi zostało nadane prawo przyjęcia pomocy. Zasada de minimis nie narusza możliwości otrzymania przez przedsiębiorstwo pomocy państwa dozwolonej przez Komisję lub objętej rozporządzeniem o wyłączeniu grupowym.”

Zasadę de minimis stosuje się do pomocy przyznawanej przedsiębiorstwom we wszelkich sektorach, z wyjątkiem:

• sektora przewozu rzeczy i osób oraz działalności związanej z produkcją, przetwarzaniem i wprowadzaniem do obrotu produktów wymienionych w załączniku I do Traktatu,
• pomocy udzielanej dla działalności związanej z wywozem, mianowicie pomocy związanej bezpośrednio z ilością wywożonych produktów, ustanowieniem i funkcjonowaniem sieci dystrybucyjnej lub wydatkami bieżącymi dotyczącymi prowadzonej działalności wywozowej,
• pomocy uwarunkowanej użyciem towarów produkcji krajowej przed towarami przywożonymi.

Regulacje przyjęte w ordynacji podatkowej od 1 września 2005 r. upoważniają organy podatkowe do bezpośredniego stosowania, przy udzielaniu ulg podatkowych, regulacji wspólnotowych w zakresie pomocy de minimis.

Przełom w księgowości małych przedsiębiorstw W ogólnoświatowym kryzysie gospodarczym nie tylko wielkie firmy tną koszty i kreują nowe strategie oszczędności. Jednym z pomysłów, na który coraz częściej decydują się mali przedsiębiorcy, jest korzystanie z usług księgowości on-line. Co roku w Polsce rozpoczyna działalność około 200 tysięcy przedsiębiorstw, z czego ponad połowa nie przetrwa próby nawet 3 lat. Przyczyną są wciąż rosnące koszty utrzymania firmy, które niewątpliwie uniemożliwiają jej rozwój i ekspansję na szeroką skalę. Dlatego też coraz częściej, przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z tańszych, alternatywnych rozwiązań biznesowych, które są ogólnodostępne w internecie.

Internet zamiast księgowej

Odpowiedzią na wciąż rosnące potrzeby małych przedsiębiorstw, jest pojawianie się na rynku firm, proponujących kompleksowe usługi księgowości on-line - od wystawiania dokumentów typu faktura, poprzez prowadzenie pełnej dokumentacji księgowej wraz z bazą danych o klientach, a na poradach prawno-podatkowych skończywszy.

Nie trzeba także wydawać pieniędzy na aktualizację oprogramowania, gdyż robią to na bieżąco administratorzy serwisu. Nie bez znaczenia pozostaje też fakt, iż księgowość internetowa jest znacznie tańsza od tradycyjnej. Po co zatem wydawać majątek na biuro rachunkowe czy drogie oprogramowania komputerowe, skoro koszty te można zredukować niemalże do zera?

Nie tylko oszczędność jest głównym powodem, dla którego firmy świadczące takie usługi cieszą się coraz większą popularnością. Ich nieocenionym atutem jest bowiem możliwość całodobowego dostępu do dokumentacji firmowej i to z każdego miejsca na świecie. Przedsiębiorcy nie są więc ograniczani ani czasem, ani miejscem, co w przypadku tradycyjnych biur rachunkowych bywa kłopotliwe.

Internetowa księgowa nie miewa humorów, nie bywa chora i nie jeździ na wakacje, nie zdziera też z klienta tysiąca złotych miesięcznie. Nie tylko rozlicza papiery, ale jest też prywatną sekretarką, która zawsze przypomni o ważnych terminach i zaplanowanych spotkaniach. Chętnie odpowie na każde, nurtujące przedsiębiorcę pytanie, wyśle ponaglenie do kontrahentów spóźniających się z zapłatą faktury, wyliczy należne odsetki, jak również w kilka chwil wystawi fakturę i zrobi pełną analizę finansową firmy. Co ważne, można jej zaufać, bo nie opowie koleżankom o sytuacji finansowej danej firmy. Wszystkie dane są bowiem szyfrowane i przechowywane na specjalnych serwerach zabezpieczonych przed zniszczeniem i nieupoważnionym dostępem. Okazuje się, że księgowość nie musi już kojarzyć się z panią siedzącą za biurkiem i tonącą w stertach papierów, faktur i dokumentów. Ponadto, aplikacje on-line posiadają również szereg funkcji ułatwiających sprawne zarządzanie firmą. Najważniejsze jest jednak to, że za internetowym pakietem dla firm, stoją doświadczeni specjaliści z wielu dziedzin, mający szerokie doświadczenie zawodowe, tworzący zgrany zespół, który wie jak pomóc zarówno nowemu, jak i istniejącemu już przedsiębiorcy w zarządzaniu firmą.

Aplikacje on-line to alternatywne rozwiązanie dla przedsiębiorców ceniących sobie sprawne zarządzanie firmą. To także sposób na znaczne zmniejszenie wydatków związanych z funkcjonowaniem firmy. Aby z niej korzystać, wystarczy się tylko zalogować na odpowiedniej stronie internetowej. Wrazie problemów, swoją radą służą eksperci podatkowi. Tak jest np. na portalu wfirma.pl., gdzie księgowe z wieloletnim doświadczeniem, czuwają nad prawidłowością prowadzonej dokumentacji.Pamiętać jednak należy, że ten rodzaj księgowości skierowany jest tylko do małych i mikro przedsiębiorstw, w których to prowadzenie dokumentacji firmowej nie jest zbyt skomplikowane prawnie.